Comment maîtriser Microsoft Office Excel ?

Les feuilles de calcul sont le rêve d’un intello guidé par les données. Pour la plupart des gens ordinaires, cependant, c’est un gâchis compliqué. Heureusement, ils n’ont pas besoin de l’être. Voici comment plier les données à votre gré avec Microsoft Excel 2016 avec l’aide de formation-informatique.ch.

Lancez-vous rapidement avec Excel

Excel est d’une simplicité trompeuse pour débuter. L’interface ruban fonctionne exactement comme les autres applications Microsoft. Chaque onglet en haut ouvre une nouvelle sélection d’options de menu. Si vous ne trouvez pas une fonctionnalité que vous recherchez, explorez les autres onglets pour la trouver. Vous pouvez également cliquer sur la case verte « Dites-moi ce que vous voulez faire » pour rechercher une option de menu.

Lorsque vous créez un nouveau document, vous pouvez également choisir parmi une grande variété de modèles. Excel 2016 peut rechercher des milliers de modèles en ligne, y compris les budgets personnels, les itinéraires de vacances, les rapports de dépenses, les listes d’inventaire, et plus encore. Vous pouvez rechercher des mots-clés dans la liste des modèles ou parcourir les pages de balises directement dans l’application.

Cet article suppose que vous comprenez les bases, mais si vous avez besoin d’une mise à jour, vous pouvez consulter formation-informatique.ch pour bénéficier d’une formation complète.

 

Comment faire les tâches les plus courantes et essentielles dans Microsoft Excel

Les feuilles de calcul peuvent être aussi simples qu’un tableau de base et aussi complexes qu’une feuille de personnage de jeu de rôle automatisé. Bien que les besoins de chacun soient différents, il y a quelques tâches de base que vous pouvez combiner pour créer la feuille de calcul la plus robuste dont vous avez besoin. Voici comment accomplir certaines des tâches les plus essentielles.

 

Comment appliquer le formatage conditionnel

 

Le formatage des cellules d’une feuille de calcul peut transformer une liste de chiffres ennuyeuse en un document utile et facile à lire. Vous pouvez définir manuellement les couleurs du texte et de l’arrière-plan, la taille du texte, les surlignages et les bordures pour faciliter la lecture. La caractéristique de loin la plus utile, cependant, est la possibilité de styliser les cellules en fonction de ce qu’elles contiennent.

 

Pour appliquer un style, sélectionnez les cellules auxquelles vous voulez appliquer le style. Sous l’onglet Accueil, vous trouverez un bouton appelé Formatage conditionnel. Cliquez ici et vous verrez une sélection de styles que vous pouvez appliquer. Au survol de chaque élément du menu, vous verrez un aperçu en direct qui vous permettra de voir comment vos données apparaîtront une fois que vous aurez fait une sélection. Les nombres les plus élevés sont colorés en vert, tandis que les nombres les plus bas sont colorés en rouge.

 

Si vous décidez que vous n’aimez pas un style ou que vous voulez le changer, vous devrez d’abord effacer l’ancien style. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :

 

Cliquez sur l’onglet Accueil.

Dans la section Édition, cliquez sur le bouton Effacer.

Dans le menu déroulant qui apparaît, sélectionnez Effacer les formats.

 

Vous pouvez appliquer autant ou aussi peu de styles que vous le souhaitez à une gamme de cellules. Vous pouvez également créer vos propres règles de style si Excel n’a pas déjà l’option dont vous avez besoin. Gardez à l’esprit qu’un style sera appliqué à chaque cellule que vous sélectionnez, donc la façon dont vous choisissez vos cellules peut affecter la façon dont le style apparaît.

 

Geler les lignes et les colonnes pour faciliter la navigation

 

Toutes ces boîtes de chiffres ne seront pas très utiles si vous ne pouvez rien en faire. Les formules et les fonctions d’Excel vous aident à effectuer une tonne de calculs complexes afin que vous puissiez tirer des conclusions significatives de vos données.

Les formules sont la façon la plus simple de faire des mathématiques dans Excel. Toutes les formules commencent par un signe =. Vous pouvez ensuite créer des problèmes de base à l’aide des étiquettes de cellule.

Excel dispose également d’une tonne de fonctions prédéfinies pour faire des mathématiques plus complexes pour vous.

Vous pouvez également imbriquer des fonctions les unes dans les autres.

Utiliser des tableaux croisés pour tirer des conclusions significatives

Les tableaux croisés offrent un moyen plus facile d’y parvenir sans avoir à élaborer soigneusement des formules complexes pour effectuer des tâches de base telles que l’arrondissement d’une moyenne. Lorsqu’il s’agit de grands ensembles de données, cela peut s’avérer inestimable.

Vous pouvez créer un tableau croisé de deux façons. Dans l’onglet Insérer, vous pouvez cliquer sur Tableaux croisés recommandés et Excel vous proposera des tableaux basés sur les données que vous avez déjà entrées dans votre tableur. Alternativement, vous pouvez cliquer sur PivotTable pour créer manuellement la vôtre. Les deux ouvriront l’interface du tableau croisé sur une nouvelle feuille.

Dans un tableau croisé, vous pouvez choisir des sous-ensembles spécifiques de vos données à analyser.

Lorsqu’il s’agit d’énormes ensembles de données, les tableaux croisés deviennent essentiels. Parfois ils peuvent être un peu difficiles si vos données ne sont pas formatées correctement (les lignes vides que je laisse régulièrement entre les différentes franchises, par exemple), mais ils sont souvent beaucoup plus rapides et plus flexibles que de construire vos propres tableaux à partir de formules.

 

Insérer des sauts de page pour faciliter l’impression des feuilles de calcul

Contrairement aux documents Word, les feuilles de calcul ne sont pas conçues pour des pages régulières et faciles à imprimer. Pour compenser cela, utilisez la fonction Aperçu de saut de page. Avec lui, vous pouvez changer la façon dont votre feuille est divisée et quelles données doivent être imprimées sur quelle page.

Pour ouvrir cette vue, cliquez sur l’onglet Vue. Dans la section Vue du classeur, cliquez sur Aperçu du saut de page. Votre tableur effectuera un zoom arrière et vous montrera quelles sections seront imprimées sur chaque page. Vous pouvez faire glisser chaque ligne pour redimensionner les sections comme bon vous semble.

Si vous souhaitez ajouter d’autres sauts de page, procédez comme suit :

Placez votre curseur sur la ligne ou la colonne où vous voulez créer un nouveau saut de page.

Cliquez sur l’onglet Mise en page de l’interface du ruban.

Cliquez sur le bouton Pause.

Dans la liste déroulante qui s’affiche, cliquez sur Insérer un saut de page.

Dans le cas de documents très longs, Excel peut introduire des sauts de page automatiques lorsque vous atteignez le maximum d’espace pouvant tenir sur une page. Vous ne pouvez pas supprimer ces sauts de page, mais tous les autres, y compris les sauts de page que vous ajoutez, peuvent être déplacés ou supprimés à volonté. Pour revenir à la vue normale, revenez à l’onglet Vue du ruban. Sous Vues du classeur, cliquez sur Normal.

 

Créez des graphiques pour visualiser vos données

Pour avoir une meilleure idée de l’aspect de vos données, vous pouvez créer des graphiques personnalisés basés sur tout ou partie des données de votre feuille de calcul. Excel est livré avec une tonne de styles prêts à l’emploi que vous pouvez choisir, ou vous pouvez personnaliser vos graphiques pour répondre à vos besoins.

Pour créer un graphique, sélectionnez d’abord les cellules que vous voulez inclure. Dans certains cas, vous devrez peut-être formater vos cellules d’une certaine façon pour qu’Excel les comprenne, mais vous pouvez lire comment formater vos cellules pour chaque type de graphique ici.

Une fois que vous avez sélectionné vos données, cliquez sur l’onglet Insérer dans le ruban. Dans la section Graphiques, vous verrez un bouton appelé Graphiques recommandés. Ceci choisira automatiquement le type de graphique qu’Excel pense être le meilleur en fonction des données que vous avez sélectionnées.

Une fois que vous avez créé votre graphique, vous pouvez le personnaliser comme vous le souhaitez.

 

Les meilleures nouveautés d’Excel 2016

Les bases des feuilles de calcul sont aussi fondamentales que les mathématiques elles-mêmes. Malgré cela, Microsoft a réussi à ajouter de nouvelles fonctionnalités utiles dans Excel 2016. Voici quelques-uns des meilleurs outils de la version la plus récente :

Vous pouvez chercher dans le ruban : Tout comme les autres nouvelles applications Microsoft Office, vous pouvez rechercher le ruban si vous ne trouvez pas la fonctionnalité que vous recherchez. Cliquez sur la case verte en haut de l’écran qui dit « Dites-moi ce que vous voulez faire. » Entrez des mots-clés ou décrivez ce que vous voulez faire et Excel vous suggérera des fonctions pour vous.

Collaborez avec les autres en temps réel : Autre fonctionnalité commune à toutes les applications Office, vous pouvez partager vos documents sur votre compte OneDrive et travailler avec d’autres utilisateurs sur le même document en même temps. Tout comme Google Docs, tout le monde peut voir les changements des autres au fur et à mesure qu’ils se produisent.

Recherche dans l’application avec Smart Lookup : Si vous avez besoin de trouver rapidement des informations sur une cellule de votre document, vous pouvez utiliser l’outil Smart Lookup pour le trouver sans avoir à quitter l’application. Vous pouvez obtenir des liens vers Wikipedia, des définitions de mots, et obtenir des résultats de recherche d’images Bing dans Excel.

Dessinez vos formules avec Ink Equations : Certaines équations mathématiques sont plus faciles à écrire qu’à taper. Dans Excel 2016, vous pouvez dessiner des équations mathématiques pour les ajouter à votre tableur. Ceci est particulièrement pratique si vous avez un stylet ou un écran tactile sur votre ordinateur.

Il y a beaucoup plus d’anciens et de nouveaux éléments enfouis sous la surface. Vous pouvez en savoir plus sur les dernières versions sur le site Web de Microsoft.

 

Travaillez plus rapidement dans Excel avec ces raccourcis clavier

Vous pouvez trouver une liste complète des raccourcis clavier pour presque tout dans Excel sur le site Web de Microsoft ici. Voici quelques-unes des plus courantes que vous utiliserez tous les jours :

Ctrl+N/Ctrl+O/Ctrl+S : Créer, Ouvrir et Enregistrer un document.

Ctrl+X/Ctrl+C/Ctrl+V : Couper, Copier, Coller

Ctrl+B/Ctrl+I : gras, italique

Ctrl+Page Up/Page Down : Feuille suivante/précédente

Ctrl+F1 : Agrandir ou réduire le ruban

Alt+H : Allez dans l’onglet Accueil du ruban.

Ctrl+Flèches : Déplacement vers le bord de la section

Maj+Espace : Sélectionner la ligne entière

Ctrl+Espace : Sélectionner la colonne entière

Ctrl+; : Saisissez la date du jour.

Ctrl+Alt+; : Entrez l’heure actuelle.

 

Excel prend également en charge la plupart des raccourcis de navigation textuelle que nous avons déjà abordés ici. Vous pouvez également naviguer dans le ruban en appuyant sur Alt. L’application vous montrera alors quel bouton vous pouvez appuyer pour changer d’onglet ou accéder aux fonctions actuellement disponibles.

 

Lectures supplémentaires pour les utilisateurs expérimentés

Il n’y a pratiquement aucune limite à la façon dont vous pouvez utiliser Excel pour créer vos propres feuilles de calcul. Vous pouvez créer n’importe quoi, d’une simple liste de choses à faire à des feuilles qui ressemblent à des applications qui leur sont propres. Voici d’autres lectures pour vous aider dans votre chemin :

Quatre compétences qui feront de vous un ninja tableur : Maîtriser les feuilles de calcul est un art. Notre guide vous renseignera sur les formulaires de saisie, les calculs statistiques, les tableaux croisés et les macros.

Apprenez à maîtriser RECHERCHEV pour trouver facilement les données : L’une des fonctions les plus utiles d’Excel s’appelle RECHERCHEV. Cela vous permet de rechercher une donnée dans votre tableur à partir d’une autre donnée que vous connaissez déjà. Par exemple, si vous avez un document qui indique le nom, le prix et la référence d’un produit, vous pouvez créer une formule qui trouve le prix lorsque vous saisissez un nom ou une référence.

Téléchargez gratuitement des modèles Excel pour gérer le temps, l’argent ou la productivité : Il n’est pas nécessaire de réinventer la roue. Non seulement Excel dispose d’un énorme référentiel de modèles de feuilles de calcul intégré, mais vous pouvez en trouver beaucoup plus en ligne pour répondre à vos besoins. Trouvez-en un que vous aimez avant d’essayer de construire le vôtre à partir de zéro.

Les feuilles de calcul ne sont pas aussi ennuyeuses que les films vous l’ont fait croire. Bien qu’il faille parfois un peu de travail pour commencer, vous pouvez transformer des données recueillies de façon fastidieuse en tableaux visuels impressionnants et informatifs.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

*

code