Comment maîtriser Microsoft Office OneNote ?

Microsoft One Note est l’une de nos applications de prise de notes préférées depuis des années, et elle ne cesse de s’améliorer. L’application est entièrement gratuite à installer sur votre bureau Mac ou Windows et vous permet de formater les notes comme vous le souhaitez dans une interface numérique intuitive pour ordinateur portable. Voici comment démarrer avec OneNote et passer à la vitesse supérieure avec quelques conseils proposés par formation-informatique.ch.

 

Lancez-vous rapidement avec OneNote

En plus du ruban Office familier, l’interface de OneNote imite un ordinateur portable à spirale. Chaque note est une page de OneNote, listée par défaut dans la barre latérale droite. Les pages sont stockées dans des sections de l’ordinateur portable que vous pouvez parcourir à l’aide des onglets colorés situés en haut. Vous pouvez avoir un nombre infini d’ordinateurs portables, stockés soit dans OneDrive, si vous utilisez la version gratuite de OneNote, soit n’importe où sur votre disque dur, si vous utilisez l’édition payante.

Pour ce guide, nous supposerons que vous connaissez la plupart des bases de OneNote, par exemple comment ajouter une nouvelle page ou créer un nouvel onglet. Si vous souhaitez vous rafraîchir la mémoire, consultez les guides de démarrage rapide de Microsoft pour Office.

 

Comment faire les tâches les plus courantes et essentielles dans Microsoft OneNote

OneNote a pour but de capturer l’information et de vous aider à l’organiser. En surface, il fonctionne comme un traitement de texte de base, mais avec la prise en charge de l’écriture manuscrite, l’intégration multimédia et d’autres fonctionnalités puissantes, c’est plus qu’une simple application de notes.

 

Organisez vos carnets et vos sections

J’adore OneNote parce qu’il permet de garder tous les bits d’informations aléatoires liés à un projet dans un seul endroit et visuellement organisé. Nous avons déjà mentionné quelques-unes des caractéristiques ci-dessous, mais voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti de cette métaphore du carnet de notes.

Créez une hiérarchie de notes : Faites glisser une note vers la droite dans la liste pour en faire une sous-page de la note qui la précède. Vous pouvez réduire toutes les sous-pages avec la flèche à droite de la note du haut pour faciliter le balayage de toutes vos notes.

Utilisez les balises librement à l’intérieur d’une page : Contrairement à d’autres applications de notes où vous ajoutez des balises pour la note entière, OneNote vous permet de baliser des parties individuelles de la note. Ainsi, par exemple, vous pouvez marquer un paragraphe avec un point d’interrogation pour des recherches plus approfondies, créer une liste de cases à cocher pour les choses que vous devez faire, et marquer d’autres parties de vos notes avec des balises personnalisées, comme le nom des personnes ou le nom des projets.

Les balises deviennent encore plus utiles lorsque vous utilisez le bouton “Trouver des balises” dans l’onglet Accueil pour rechercher une balise spécifique dans votre ou vos bloc(s) portable(s). Cliquez sur “Créer une page récapitulative” dans le volet Résumé des balises qui s’ouvre lorsque vous recherchez une balise, et OneNote créera une liste (actualisable) de tout ce que vous avez marqué dans une page.

Créez automatiquement de nouvelles pages, liées entre elles dans une liste maîtresse : Si vous travaillez sur un projet qui, vous le savez, nécessitera plusieurs pages de notes, voici un raccourci tueur : Tapez deux crochets gauches suivis du titre de la première note que vous voulez faire, puis tapez deux crochets droits à la fin. OneNote créera instantanément une nouvelle note avec ce titre et un lien vers celui-ci dans votre note actuelle. Répétez le raccourci des crochets pour ajouter de nouvelles notes liées.

Protéger une section par mot de passe : Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un onglet et choisissez “Protéger cette section par mot de passe” pour protéger les sections contenant des informations sensibles.

 

Sauvegarder n’importe quoi dans OneNote

Il est très facile d’obtenir des informations dans OneNote :

Utilisez l’extension de navigateur OneNote Clipper pour Chrome pour enregistrer des pages Web ou une section d’une page dans un ordinateur portable spécifié.

Utilisez Office Lens pour prendre des photos de reçus, tableaux blancs, cartes de visite, etc. et les envoyer à OneNote.

Envoyez un courriel à OneNote en l’envoyant à me@onenote.com. Vous devrez d’abord le configurer dans votre compte Microsoft.

Connectez IFTTT à OneNote et automatisez l’envoi de favoris depuis Pocket, de captures d’écran depuis votre iPhone, de messages Gmail étoilés, et bien plus encore à OneNote.

Utilisez le raccourci clavier Windows+N pour créer rapidement une note OneNote qui sera stockée dans votre section QuickNotes. (Pour PC Windows uniquement.)

Je pense qu’Evernote a encore un petit avantage sur OneNote quand il s’agit de coupures de presse web, mais avec OneNote vous avez encore de nombreuses options pour obtenir rapidement vos informations dans l’application.

 

Sauvegardez de l’audio, de la vidéo, des photos et bien plus qu’un simple texte

Vous pouvez intégrer à peu près n’importe quoi dans une note OneNote, et voici l’astuce : OneNote rendra probablement cette audio, vidéo, reçu scanné ou autre objet consultable. Ajoutez ces objets où vous voulez sur la page. Vous pouvez avoir une photo à droite d’une liste de contrôle, une feuille de calcul Excel intégrée avec des rappels de tâches Outlook en dessous, ou une vidéo YouTube au-dessus de vos notes de réunion.

Cliquez sur l’onglet Insérer pour voir vos options, ou essayez simplement de copier et coller l’élément dans une page.

Si vous insérez une capture d’écran ou une photo dans une page, OneNote peut être un outil de marquage impressionnant. Par exemple, lorsque je planifiais un voyage à Disney (ce qui est comme avoir un deuxième emploi), j’ai ajouté ce calendrier à mon carnet de planification et j’ai souligné où nous allions chaque jour.

OneNote est aussi étonnant pour les geeks de maths. Dans l’onglet Insérer, cliquez sur Symboles > Equation et choisissez une équation à entrer, telle que la zone d’un cercle. Vous trouverez un nouvel onglet Design qui vous permet de formater des équations mathématiques dans OneNote, avec un catalogue de symboles mathématiques et la possibilité d’écrire une équation mathématique à la main.

De plus, OneNote peut calculer les mathématiques pour vous. Par exemple, si vous tapez quelque chose comme “$15*365*10=” (sans les guillemets), une fois que vous appuyez sur la barre d’espace, OneNote remplit la réponse. Allez-y et tapez “PI=” (sans les guillemets) puis la barre d’espace dans OneNote. Cool, n’est-ce pas ? D’autres fonctions mathématiques OneNote fonctionne avec : cosinus et sinus, racine carrée et logarithme. Consultez cette page d’assistance Office pour d’autres astuces mathématiques amusantes.

Enfin, si vous disposez d’un PC à écran tactile ou, mieux encore, d’un stylet comme l’iPad Pro ou Surface Pro, vous adorerez probablement le support de l’encrage OneNote. Non seulement vous pouvez dessiner ou écrire à la main n’importe où sur la page avec une variété de couleurs et d’options d’épaisseur, mais OneNote peut aussi convertir vos rayures de poulet en texte ou transformer des formes déformées en une forme standard.

De plus, vos notes manuscrites, comme vos enregistrements audio et vidéo dans OneNote, seront consultables. C’est comme de la magie !

 

Travaillez plus rapidement en OneNote avec ces raccourcis clavier

Lorsque vous tapez rapidement des notes dans OneNote, vous n’avez pas le temps de jouer avec la souris. OneNote contient plus de 100 raccourcis clavier, mais ce sont ceux que vous utiliserez probablement le plus souvent :

Ctrl+Alt+D : Accostez la fenêtre OneNote pour pouvoir l’utiliser côte à côte avec une autre application, comme votre navigateur.

Ctrl+Maj+C : Copier le formatage du texte sélectionné (utiliser le Format Painter)

Ctrl+Maj+V : Coller le formatage du texte sélectionné

Alt+N : Ouvre le menu Insérer, avec des raccourcis supplémentaires en surbrillance. Par exemple, après avoir appuyé sur Alt+N, le menu Insérer montre que vous pouvez maintenant appuyer sur A pour insérer et commencer l’enregistrement audio ou appuyer sur R pour créer et insérer un clip d’écran.

Ctrl+1 : Ajouter, marquer ou effacer la balise À faire

Ctrl+Alt+N : Crée une nouvelle page sous la page courante au même niveau (appuyer sur Ctrl+N crée une nouvelle page, mais la place en bas de la liste des pages)

Ctrl+Maj+Alt+N : Créer une nouvelle sous-page sous la page courante

Ctrl+T : Créer une nouvelle section

Ctrl+E : Ouvrir la boîte de recherche

Comme OneNote utilise un formatage de texte riche comme Microsoft Word et d’autres traitements de texte, d’autres raccourcis clavier d’édition de texte universel s’appliquent également, tels que Ctrl+K pour insérer un hyperlien ou en utilisant les touches contrôle et flèche pour déplacer le curseur vers la droite ou la gauche du texte. Consultez notre liste de ces raccourcis de sélection de texte ici.

 

Lectures supplémentaires pour les utilisateurs Pro

OneNote est un outil puissant pour recueillir vos idées, prendre des notes de réunion, sauvegarder des choses sur le Web, et plus encore. Le programme ne se limite pas à ce que nous pouvons couvrir ici, alors jetez un coup d’œil à ces ressources supplémentaires :

Faites-en plus dans OneNote avec Onetastic : L’add-in gratuit Onetastic vous offre des tonnes de nouvelles fonctionnalités, telles que des styles personnalisés, une vue calendrier de vos notes, et la possibilité de créer des macros dans OneNote. C’est un incontournable pour les fans de OneNote, et Office a un webinaire de 15 minutes qui montre comment l’utiliser.

Appliquer un modèle à une page OneNote : Utilisez une mise en page cohérente ou appliquez un arrière-plan à vos pages avec les modèles intégrés de OneNote ou créez vos propres modèles de page. Voici le tutoriel de Microsoft sur les modèles de page.

Configurez un notebook GTD pour la gestion des tâches : Si vous êtes un fan de Getting Things Done, intégrez ce système dans OneNote avec cet exemple de notebook et d’étiquetage.

Migrer d’Evernote à OneNote : Si vous voulez déplacer vos notes d’Evernote à OneNOte, Microsoft a un outil d’importation pour cela. Pour l’instant, il n’est disponible que pour Windows, mais une fois que vos notes Evernote sont importées, elles seront disponibles dans OneNote sur tous vos appareils.

Envoyez des notes à OneNote avec Cortana/Siri/Google : Non seulement Cortana peut vous montrer vos notes OneNote, mais vous pouvez aussi créer rapidement des notes avec votre voix sous Windows 10, iOS et Android.

Si vous avez d’autres conseils, des cahiers spéciaux ou des utilisations pour OneNote, partagez-les avec nous dans les commentaires.

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