Comment maîtriser Microsoft Office PowerPoint ?

PowerPoint vous permet d’assembler des présentations en un clin d’œil, mais vos diaporamas peuvent être ennuyeux et ennuyeux si vous ne connaissez que l’essentiel. Il est temps d’apprendre à personnaliser les modèles, à ajouter des animations et des transitions de diapositives, à prendre des notes, et plus encore.

En partenariat avec formation-informatique.ch, nous allons voir comment mieux maîtriser Powerpoint.

 

Maîtriser rapidement PowerPoint

PowerPoint est assez facile à utiliser, et si vous avez déjà utilisé d’autres applications Microsoft Office, les menus et les barres d’outils vous seront familiers. Vous disposez de menus de base pour ouvrir et créer des fichiers, et tout comme Microsoft Word, il y a un “ruban” en haut de la fenêtre de l’application qui contient toutes les options de formatage et les commandes contextuelles dont vous aurez besoin. Vous verrez également des options pour créer des formes, insérer des images, concevoir des mises en page de diapositives et choisir des transitions de diapositives intéressantes.

Pour cet article, nous supposerons que vous avez déjà utilisé PowerPoint, mais si vous voulez un rafraîchissement, le guide de démarrage rapide de Microsoft pour PowerPoint vous aidera à comprendre les bases.

 

Comment faire les tâches les plus courantes et essentielles dans Microsoft PowerPoint

Quel que soit le type de présentation que vous préparez, vous devrez savoir comment travailler avec les modèles, ajuster le diaporama, préparer vos notes, et peut-être même ajouter une animation ou deux. Voici quelques-uns des éléments fondamentaux que vous devriez connaître.

 

Comment personnaliser les modèles

Les modèles sont comme des plans pour votre diaporama. Ils facilitent également la création d’une présentation de diaporama une seule fois et son utilisation répétée. Disons, par exemple, que vous donniez un cours sur les tigres. Vous pouvez charger votre modèle et créer un diaporama distinct pour chaque conférence, tout en conservant la même mise en page, les mêmes polices de caractères et les mêmes images d’arrière-plan.

Vous pouvez utiliser les modèles prédéfinis fournis avec PowerPoint 2016, télécharger des modèles à partir de sources réputées en ligne (comme Microsoft eux-mêmes), ou même créer vos propres modèles. Bien sûr, vous pouvez également personnaliser n’importe quel modèle que vous téléchargez ou avez installé. Une fois que vous avez ouvert un nouveau modèle ou un modèle préfait, allez dans l’onglet Affichage de votre barre de menus (il se trouve au-dessus du ruban), puis choisissez Slide Master dans la barre de ruban. Sur le côté gauche, vous verrez le Slide Master en haut et toutes les différentes mises en page des diapositives dans le modèle en dessous. Toute modification que vous apportez au Diaporama en haut de l’écran affectera chacune des différentes mises en page des diapositives, mais vous pouvez également personnaliser les choses diapositives par diapositives.

Vous pourriez changer l’arrière-plan de chaque diapositive pour une photo de tigre géniale, par exemple :

Sélectionner le diaporama principal

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’arrière-plan (ou appuyez sur Maj+F10 pour afficher le menu contextuel) et sélectionnez Formater l’arrière-plan.

Dans la fenêtre Format Background à droite, allez dans l’onglet Fill.

Sélectionnez le bouton radio Image ou texture fill

Sous “Insérer une image à partir de”, sélectionnez Fichier, Presse-papiers ou En ligne.

Choisissez votre superbe photo de tigre et cliquez sur Insérer.

Dans la fenêtre Format arrière-plan, vous pouvez également choisir des couleurs unies, des couleurs dégradées et des motifs pour remplir l’arrière-plan de vos diapositives si vous préférez ne pas utiliser une photo. Ou si vous avez un tas de photos de tigre cool que vous voulez utiliser, vous pouvez définir l’arrière-plan pour chaque diapositive individuelle en utilisant le même processus ci-dessus. Il en va de même pour le formatage de toutes les formes (carrés, cercles et rectangles de couleur aléatoire que votre modèle peut avoir). Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la forme, sélectionnez Format Shape et modifiez les choses comme vous le feriez dans la fenêtre Format Background.

Si vous voulez changer la police utilisée dans votre modèle de diapositives, passez la souris sur une zone de texte, cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez votre style et votre taille de police dans le menu déroulant. Vous pouvez définir des polices et des couleurs distinctes pour les titres et pour plusieurs niveaux de texte. Encore une fois, vous pouvez le faire diapositive par diapositive ou définir le style dans l’ensemble du modèle sur le diaporama.

Bien entendu, chaque objet de chaque diapositive peut également être déplacé ou effacé. Si vous voulez ajuster un objet, cliquez dessus avec le bouton gauche de la souris pour le sélectionner. Une fois sélectionné, vous pouvez cliquer et faire glisser l’élément, ajuster la taille de l’élément ou appuyer sur la touche Supprimer pour le faire disparaître. Lorsque vous avez votre modèle tel que vous l’aimez, vous pouvez l’enregistrer pour une utilisation ultérieure :

Allez dans Fichier > Enregistrer sous

Choisissez OneDrive, Ce PC, ou Ajouter un lieu

Sélectionnez Modèle PowerPoint (*.potx) dans le menu déroulant.

Nommez votre modèle

Cliquez sur Enregistrer

Maintenant, la prochaine fois que vous voulez organiser une conférence sur le tigre, vous pouvez commencer avec le même modèle et simplement remplir toutes les nouvelles informations. Vous pouvez également partager votre modèle avec d’autres passionnés de tigres pour qu’ils puissent également créer leurs propres diaporamas.

Enfin, disons que vous devez faire votre présentation sur le tigre à des hommes d’affaires importants et qu’on vous a dit qu’ils détestent les arrière-plans de photos et les polices sympas. Eh bien, vous pouvez appliquer n’importe quel modèle et ses thèmes de couleur et de style associés à n’importe quel diaporama déjà réalisé. Il vous suffit d’aller dans l’onglet Design, de choisir un nouveau modèle prédéfini ou de rechercher un fichier modèle que vous possédez déjà. Toutes vos informations resteront inchangées, mais reformatées pour s’adapter au nouveau modèle.

 

Comment aligner des images et d’autres objets

Lorsque vous ajoutez des images, des diagrammes, des graphiques, des formes ou d’autres objets à une diapositive, ils apparaissent au centre. Vous pouvez sélectionner les objets pour les redimensionner ou les faire glisser individuellement, mais vous pouvez aussi les aligner entre eux ou avec d’autres objets de la diapositive pour qu’ils soient jolis et ordonnés. Voici comment faire cela en quelques clics :

Maintenez la touche Maj enfoncée et sélectionnez chaque objet que vous souhaitez aligner

Pendant qu’ils sont sélectionnés, allez dans l’onglet Format de la barre de menus.

Sur votre ruban, sélectionnez Aligner

Sélectionnez “Aligner les objets sélectionnés” dans le menu déroulant (il peut déjà y avoir une coche).

Sélectionnez à nouveau le menu déroulant Alignement et sélectionnez le type d’alignement

Vous avez le choix entre plusieurs options : Aligner à gauche alignera le côté gauche de chaque objet avec l’objet le plus à gauche sélectionné. Aligner à droite fait la même chose avec l’objet le plus à droite comme le point d’ancrage. Aligner le centre centrera tous les objets sélectionnés sur le point central horizontal des objets sélectionnés. Si les objets sont sur la même ligne horizontale, ils finiront l’un sur l’autre (même chose pour l’alignement à gauche et à droite aussi). Aligner le haut, le milieu et le bas font des choses similaires, mais travaillent avec la verticale au lieu de l’horizontale. Cela signifie que si les objets sont sur la même ligne verticale et que vous vous alignez vers le haut, le bas ou le milieu, ils finiront par se superposer de cette façon également. Vous pouvez également “Aligner sur la diapositive” dans le menu déroulant et aligner les objets avec les côtés et le centre de la diapositive au lieu de les aligner les uns par rapport aux autres.

Le menu déroulant Aligner a également une autre fonction utile : vous pouvez répartir les objets de façon égale afin que leur espacement soit équidistant les uns des autres. Sélectionnez vos objets, allez dans le menu Aligner et sélectionnez Répartir horizontalement ou verticalement. Si vous avez coché “Aligner les objets sélectionnés”, les deux objets extérieurs resteront et l’objet central s’espacera parfaitement entre les deux. Si vous avez sélectionné “Aligner sur la diapositive”, les objets s’espaceront parfaitement sur toute la longueur de la diapositive.

 

Comment ajouter des animations de diapositives et des transitions

Une fois que vous avez tous vos objets là où vous les voulez, vous pouvez vous amuser un peu et y ajouter des animations. Vous pouvez faire apparaître le texte une ligne à la fois avec un effet de dissolution, ou faire en sorte que les images s’envolent vers l’extérieur de l’écran. PowerPoint rend l’ajout d’animations super simple :

Aller à l’onglet Animations

Sélectionnez la diapositive que vous souhaitez animer

Sélectionnez l’objet que vous souhaitez animer

Choisissez un effet dans le ruban

Gardez à l’esprit que les animations jouent dans l’ordre dans lequel vous les ajoutez. Si vous voulez qu’un objet ou du texte apparaisse en premier sur la diapositive, ajoutez d’abord cette animation, puis passez à la suivante. Vous pouvez toujours réorganiser les animations sur le ruban ou dans le volet Animation, mais il est plus facile de tout animer dans l’ordre que vous voulez.

Si vous voulez des transitions rapides entre chaque diapositive, c’est encore plus facile. Allez dans l’onglet Transitions, sélectionnez la diapositive à laquelle vous voulez ajouter une transition, puis choisissez une transition dans le ruban. Quel que soit l’effet que vous choisirez pour cette diapositive, ce sera la transition entre la diapositive précédente et la diapositive suivante, et non entre les deux.

 

Comment créer des notes de diapositives et utiliser la vue du présentateur

Si vous souhaitez prendre des notes pour chacune de vos diapositives et les voir lorsque vous les présentez sans que l’auditoire ne les voie aussi, PowerPoint les a intégrées directement. En mode Normal, sélectionnez la diapositive à laquelle vous souhaitez ajouter des notes et cliquez dans la zone de texte en bas de l’écran (il devrait être indiqué “Cliquez pour ajouter des notes” s’il n’y a pas encore de texte). Tapez vos notes et tout est prêt.

Si vous voulez utiliser ces notes pendant votre présentation, vous avez deux options : vous pouvez les imprimer ou utiliser la vue Présentateur pendant la présentation. Pour imprimer vos diapositives, allez dans Fichier, choisissez Imprimer, puis sélectionnez Pages de notes dans le menu Mise en page d’impression. Pour utiliser la vue Présentateur :

Aller à l’onglet Diaporama

Sélectionner à partir du début ou de la diapositive actuelle

Appuyez sur Alt+F5 ou utilisez votre souris pour toucher les trois points dans le coin inférieur gauche de l’écran.

Sélectionnez “Afficher la vue du présentateur”.

La vue du présentateur vous montre la diapositive actuelle, le nombre de diapositives qu’il vous reste, le temps que vous avez passé sur la diapositive actuelle, la diapositive suivante de votre présentation et vos notes pour chaque diapositive. Si vous projetez votre diaporama sur un moniteur, un projecteur ou en ligne séparé, seul vous verrez l’écran Presenter View.

 

Meilleures nouvelles fonctionnalités de PowerPoint 2016

PowerPoint est devenu un peu plus élégant et un peu plus convivial dans les versions plus récentes, mais c’est toujours la même machine à faire des diaporamas que les gens utilisent depuis des années. Cela dit, il y a quelques nouveautés bienvenues dans PowerPoint 2016 :

Vous pouvez chercher dans le ruban : Sur la version Windows, vous verrez une boîte “Dites-moi ce que vous voulez faire” au-dessus de la barre de ruban (le symbole de la petite ampoule). Ici, vous pouvez taper n’importe quelle question que vous avez et PowerPoint trouvera ce que vous voulez. Par exemple, vous pouvez lui demander comment insérer une image, comment ajouter des animations ou comment créer et ajouter des graphiques. Pour une raison inconnue, ceci n’est pas inclus dans la version Mac.

Collaborez à des présentations en temps réel : PowerPoint 2016 permet maintenant aux gens de travailler sur le même diaporama en même temps. Vous pouvez voir quand quelqu’un d’autre travaille avec vous et aussi voir exactement sur quoi il travaille dans chaque diapositive.

Dessinez sur des appareils tactiles : Si vous travaillez avec PowerPoint 2016 sur une tablette ou un autre périphérique tactile, vous pouvez utiliser l’onglet Dessin pour créer des annotations manuscrites. Vous pouvez aussi dessiner des formes et écrire des équations.

Au-delà de cela, les changements apportés à PowerPoint sont plutôt mineurs : un nouveau thème noir à contraste élevé, de nouvelles transitions de diapositives et de nouveaux types de graphiques. Hé, si elle n’est pas cassée….

 

Travaillez plus rapidement sur PowerPoint avec ces raccourcis clavier

Vous pouvez trouver une liste complète des raccourcis clavier PowerPoint sur le site de support de Microsoft, mais voici les principaux que vous voudrez connaître :

Alt+H, F, puis S : Modifiez la taille de police du texte sélectionné.

Ctrl+X, Ctrl+C, Ctrl+V : Couper, Copier ou Coller le texte, l’objet ou la diapositive sélectionné.

Maj+F10 : Affiche le menu contextuel de l’élément sélectionné.

Alt+N, P : Insère une image.

Alt+H, S, puis H : Insérer une forme.

Alt+G, H : Sélectionnez un thème.

Alt+H, L : Sélectionnez une disposition de diapositives.

Alt+W, Q : Modifier le zoom de la diapositive.

Alt+H : Allez dans l’onglet Accueil.

Ctrl+Z : Annule la dernière action.

Ctrl+S : Sauvegarde la présentation.

Alt+S,B : Démarre le diaporama.

Esc : Terminez le diaporama.

Familiarisez-vous avec ces documents et vous serez en mesure de préparer une présentation en un rien de temps.

 

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