Comment maîtriser Microsoft Office Word ?

Microsoft Word est de loin le programme de traitement de texte le plus populaire, mais il fait beaucoup plus que simplement éditer du texte. Si vous vous êtes dit que vous allez enfin apprendre les tenants et aboutissants de Word, c’est le moment d’apprendre à modifier les styles, à ajouter une table des matières, et plus encore.

En partenariat avec le site formation-informatique.ch, nous allons voir quelques astuces très utiles.

 

Maitriser Word rapidement

De tous les programmes Microsoft Office, Microsoft Word est probablement le plus simple du point de vue de l’interface utilisateur. Si vous avez déjà utilisé un programme de traitement de texte dans votre vie, vous reconnaîtrez les menus d’ouverture et de création de fichiers dans le coin supérieur gauche. Le menu plus grand qui se trouve en haut du document Microsoft s’appelle le « ruban ». Le ruban possède tous les outils de formatage dont vous aurez besoin, ainsi que quelques commandes contextuelles qui changent en fonction de l’onglet sur lequel vous vous trouvez.

Pour cette série, nous supposerons que vous connaissez les bases, mais si vous voulez un rafraîchissement, le guide de démarrage rapide de Microsoft pour Word vous aidera à comprendre les bases.

 

Comment faire les tâches les plus courantes et essentielles dans Microsoft Word

Bien sûr, les besoins de chacun sont un peu différents, mais étant donné que la plupart des gens utilisent Office dans un environnement de bureau, nous sommes prêts à parier que vous aurez besoin de faire des choses comme modifier les styles, comparer deux documents, préparer une table des matières, et plus.

 

Comment appliquer et modifier des styles

Un style dans Word est un formatage prédéfini pour votre document. C’est à cela que ressemble le document, donc il inclut la police, la taille de la police, le style du paragraphe, etc.

La création ou la modification d’un style permet de modifier l’apparence d’un document d’un seul coup d’œil, de sorte que vous n’avez pas besoin de mettre en évidence des sections individuelles et d’apporter des modifications spécifiques. Vous pouvez par exemple définir un style d’en-tête universel ou modifier l’apparence de la liste à puces par défaut.

Par exemple, si vous travaillez sur un livre, vous pourriez obtenir une liste de directives de style d’un éditeur. Ou si vous travaillez sur des mémos hebdomadaires entre bureaux, un style est un moyen facile de créer une directive de format pour que tous ceux que vous créez aient le même aspect à chaque fois. De plus, vous avez la possibilité de changer de style à tout moment, donc si un service aime ses notes dans un sens, mais que votre patron préfère un style différent, vous n’avez pas besoin de changer un tas de formatage à chaque fois que vous ouvrez un nouveau document.

Pour appliquer un style, assurez-vous d’être dans l’onglet Accueil, sélectionnez un bloc de texte dans un document que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur le menu Style dans le ruban. Par exemple, si vous voulez faire un titre au milieu d’un bloc de texte, sélectionnez le texte que vous voulez comme titre, puis cliquez sur Styles > Titre 1. C’est aussi simple que ça.

Faire vos propres styles spécifiques est assez facile aussi. C’est utile lorsque vous écrivez quelque chose de cohérent, comme un bulletin d’information ou un livre, et que vous voulez un ensemble de règles spécifiques que vous pouvez facilement appliquer à l’ensemble d’un document. Par exemple, vous pouvez modifier la taille de police de l’option d’en-tête par défaut ou modifier le mode de création d’une liste. Voici comment procéder :

Dans l’onglet Accueil, cliquez sur le volet Styles.

Cliquez sur Nouveau style ou sélectionnez le style que vous souhaitez modifier.

Vous obtiendrez une fenêtre contextuelle pour éditer un certain nombre de paramètres, y compris le type, la base et le formatage. Cliquez sur les options que vous souhaitez modifier.

Si vous ne savez pas très bien ce que chaque terme signifie, ne vous inquiétez pas, c’est assez simple. Les styles de paragraphe déterminent l’apparence du texte à un niveau de paragraphe. Quand vous appliquez ce style, il changera tout le paragraphe. Les styles de caractères déterminent l’apparence d’un niveau de caractère, de sorte que vous pouvez faire ressortir un mot. Les styles de tableau modifient l’apparence des tableaux, comme la ligne d’en-tête ou le fonctionnement des lignes de grille. Enfin, les styles de liste modifient l’apparence d’une liste, comme les listes à puces ou un schéma numérique.

 

Comment ajouter une table des matières au début d’un document

Si vous travaillez avec un gros document, une table des matières permet une navigation rapide. Heureusement, il est facile de créer une table des matières dans Word et elle se mettra à jour automatiquement au fur et à mesure que vous en ajouterez d’autres dans le document.

Le générateur automatique de tables des matières de Word prend chaque vedette que vous ajoutez à un document, puis crée la table des matières à partir de celle-ci. Si vous prévoyez créer une table des matières, assurez-vous de donner un titre à chaque titre de section.

Cliquez sur un paragraphe vide où vous voulez insérer la table des matières.

Cliquez sur l’onglet Références.

Cliquez sur Table des matières, puis sélectionnez l’apparence que vous souhaitez utiliser.

C’est ça. Word met automatiquement à jour cette table des matières chaque fois que vous ajoutez ou modifiez un en-tête.

 

Comment comparer et fusionner deux documents

Si vous avez deux versions d’un document, que ce soit parce que quelqu’un a édité sa propre copie, qu’une sauvegarde dans les nuages a échoué ou que vous essayez simplement de déterminer ce qui a changé exactement entre deux versions du même document, vous devrez utiliser les fonctions comparer et combiner.

Si vous voulez simplement voir quelles modifications existent entre deux documents, vous pouvez les comparer. Voici comment comparer deux documents :

Ouvrez l’un des deux documents que vous voulez comparer.

Cliquez sur Outils > Suivi des modifications > Comparer les documents.

Choisissez votre document original et les fichiers de documents révisés.

Tapez un nom dans le champ de texte « Changement d’étiquette avec » pour pouvoir faire la différence entre les deux documents. De cette façon, Word ajoutera une note vous indiquant d’où vient chaque changement.

Combiner un document fonctionne de la même manière, mais le résultat final est un document unique qui fusionne le contenu des deux documents ensemble de sorte que tout ce qui est le même est écrasé :

Ouvrez l’un des deux documents que vous souhaitez combiner.

Cliquez sur Outils > Fusionner les documents.

Choisissez votre document original et les fichiers de documents révisés.

Lorsque les documents sont fusionnés, les différences entre les deux sont mises en évidence. A partir de là, vous pouvez entrer et choisir ce que vous voulez garder dans la version finale.

 

Comment formater correctement un document avec les tabulations et les retraits d’onglets

Si vous êtes du genre à formater un document en appuyant plusieurs fois sur la barre d’espace ou la tabulation, il est temps d’apprendre à le faire de la bonne façon : en utilisant des indentations et des tabulations.

L’onglet s’arrête : Un tab stop est l’endroit où un curseur s’arrête après avoir appuyé sur la touche tabulation. Dans Word, c’est une façon d’aligner facilement le texte. Lorsque vous cliquez sur la règle dans Word, un tabulateur apparaît sous la forme d’une petite flèche courbe. Lorsque vous appuyez sur la touche de tabulation, le curseur et le texte sautent à cette flèche. Si vous ajoutez plusieurs tabulations, vous pouvez formater le texte en appuyant simplement sur la touche de tabulation plusieurs fois pour le mettre en place et l’aligner parfaitement.

Empreintes : comme son nom l’indique, les indentations déterminent la distance du paragraphe par rapport à la marge gauche ou droite. Sur la règle, vous verrez deux triangles qui ajustent l’indentation. Vous pouvez cliquer sur l’un ou l’autre triangle et le déplacer pour modifier l’indentation. Le triangle du haut ajuste l’indentation de la première ligne d’un paragraphe. Le triangle du bas ajuste l’indentation pour les lignes suivantes (alias l’indentation de suspension) dans le paragraphe. Vous pouvez également cliquer sur la case en dessous d’eux pour déplacer les deux en même temps.

Apprendre à utiliser ces indentations et tabulations peut rendre la création d’un document comme un curriculum vitae ou un article académique beaucoup plus facile.

 

Comment ajouter des citations et des références

Les articles académiques sont une bête à écrire, mais Word rend la création de bibliographies et de citations super facile. Une fois que vous avez créé un nouveau document et que vous écrivez ce document, vous pouvez ajouter une citation en quelques clics seulement.

Cliquez sur l’onglet Référence.

Cliquez sur la flèche déroulante à côté du style Bibliographie et sélectionnez le style que vous utilisez pour ce document.

Cliquez sur la fin d’une phrase ou d’une phrase où vous voulez ajouter la citation.

Cliquez sur Insérer une citation. Dans la zone Créer une nouvelle source, entrez toutes les informations dont vous avez besoin.

Une fois que vous avez entré une citation une fois, vous pouvez ajouter des citations supplémentaires à partir du même texte en sélectionnant une phrase, puis en cliquant sur la case Citations et en sélectionnant la référence que vous voulez insérer. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Bibliographie et sélectionnez Bibliographie ou Œuvres citées pour générer automatiquement la page de référence de votre article.

 

Les meilleures nouveautés de Word 2016

Word 2016 est un traitement de texte, ce qui signifie qu’il n’a pas à faire de grands bonds révolutionnaires par rapport à ses versions précédentes. Cependant, Word 2016 comporte quelques améliorations dignes de mention :

Vous pouvez chercher dans le ruban : dans Windows, au-dessus du ruban, vous verrez une boîte « Dites-moi ce que vous voulez faire ». Ici, vous pouvez taper n’importe quelle question que vous avez et Word vous indiquera comment le faire. Par exemple, vous pouvez lui demander comment insérer une image, comment formater le texte d’une manière spécifique ou comment créer des listes. C’est une version ennuyeuse de Clippy pour le 21ème siècle. Pour une raison quelconque, ceci n’est pas inclus dans la version Mac.

Vous pouvez voir les modifications des collaborateurs en temps réel comme dans Google Docs : Vous avez pu travailler en équipe sur des documents Word pendant un certain temps, mais Word 2016 ajoute des modifications en direct, ce qui vous permet de voir instantanément les notes et les mises à jour des autres personnes.

Une recherche intelligente rend la recherche un peu plus facile : Word est maintenant un peu plus connecté au web qu’avant. Dans Word 2016, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur un mot, puis sélectionner « Smart Lookup » dans le menu pour rechercher la définition d’un mot, l’article Wikipedia correspondant et les meilleurs résultats de recherche de Bing.

Outre ces améliorations mineures, si vous avez utilisé des versions plus anciennes de Word, vous serez chez vous dans Word 2016 en quelques minutes.

 

Travaillez plus rapidement dans Word avec ces raccourcis clavier

Microsoft a des listes complètes de tous les raccourcis clavier de Word pour Windows et Word pour Mac qui valent la peine d’être bookmarkés, mais passons en revue quelques-uns des principaux raccourcis clavier que vous utiliserez probablement tous les jours, et quelques uns spécifiques à Word qui sont vraiment utiles :

CTRL+N/CTRL+O/CTRL+S : Créer, Ouvrir et Enregistrer un document.

CTRL+X/CTRL+C/CTRL+V : Couper, Copier, Coller

CTRL+B/CTRL+I : gras, italique

CTRL+A : Tout sélectionner

CTRL+Z : Annuler

CTRL+K : Insérer un hyperlien

CTRL+P : Imprimer un document

CTRL+H : Ouvrir Rechercher et Remplacer

Maj+F3 : basculer les options de capitalisation

CTRL+MAJ+C : Copie le formatage du texte sélectionné pour que vous puissiez l’appliquer à un autre ensemble de texte avec CTRL+Maj+V.

CTRL+Maj+N : applique le style normal au texte sélectionné

Au-delà de cela, Word prend en charge les raccourcis clavier universels d’édition de texte comme les flèches Maj+CTRL+Up/Down pour sélectionner des paragraphes entiers. Celles-ci peuvent rendre la navigation et la mise en surbrillance du texte beaucoup plus faciles, et nous avons une liste de toutes ces options ici. Si vous utilisez beaucoup Word, apprenez à connaître ces raccourcis, ils vous rendront la vie meilleure.

 

Lectures supplémentaires pour les utilisateurs expérimentés

C’est un gros programme et on ne peut pas tout couvrir ici. Voici quelques guides supplémentaires pour vous aider à repousser les limites de ce dont Word est capable.

Six conseils pour un meilleur formatage : Le formatage est un gros problème dans MS Word, et si vous voulez améliorer vos compétences en affichant des caractères cachés, en traitant des sections, et plus encore, ce billet devrait vous aider.

Sélectionnez tout le texte avec le même formatage : Ce petit menu caché dans le ruban vous permet de sélectionner des blocs de texte en fonction de leur formatage.

Tout ce que vous devez savoir sur la collaboration : La collaboration est une grande partie de Word. Du suivi des changements à l’apprentissage de l’utilisation du balisage, ce billet couvre tout ce que vous devez savoir sur le travail en groupe sur les documents.

Créez vos propres raccourcis clavier : Word a déjà une tonne de raccourcis clavier, mais si vous en voulez plus, vous pouvez en créer d’autres.

Word peut ressembler d’un coup d’œil à un vieil éditeur de texte ennuyeux, mais comme vous pouvez le voir, c’est beaucoup plus complexe que ce que la plupart des gens lui attribuent. La maîtriser peut prendre beaucoup de temps, mais une fois que vous avez les bases et que vous comprenez ce qui est possible dans Word, vous serez en bonne voie pour devenir un ninja de Microsoft Word.

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